Automatiser les tâches que vous refaites toutes les semaines

Recopier des données, extraire des informations de documents, produire le même rapport chaque mois. Ces tâches se délèguent à une machine, et le temps récupéré se mesure.

Ce qui se prête vraiment à l'automatisation

La règle est simple : si une personne fait la même chose de façon répétée, en suivant une logique qu'on peut écrire, alors une machine peut la faire. Les cas les plus fréquents que nous rencontrons :

• Le transfert entre outils. Une donnée saisie dans un système, recopiée à la main dans un deuxième, parfois dans un troisième. Chaque recopie est une occasion d'erreur.
• L'extraction depuis des documents. Factures, bons de commande, cahiers des charges, rapports. L'information est là, il faut la sortir et la structurer.
• Les rapports récurrents. Le même tableau, chaque mois, reconstruit à la main à partir des mêmes sources.
• Les contrôles. Vérifier qu'une donnée est cohérente, qu'un dossier est complet, qu'une échéance approche.
• Les relances. Ce qui se fait quand quelqu'un y pense, et ne se fait pas quand il est en congé.

Notre méthode, en quatre temps

1. Mesurer avant

Combien de temps cette tâche prend-elle réellement, et à combien de personnes ? Sans ce chiffre de départ, personne ne peut dire si l'automatisation a servi. C'est la première chose que nous établissons, et elle prend rarement plus d'une demi-journée.

2. Choisir la bonne tâche

Pas la plus visible, pas la plus agaçante : la plus rentable. Fréquence multipliée par durée, divisée par la difficulté d'automatisation. Ce calcul écarte souvent le chantier auquel tout le monde pensait.

3. Automatiser, et laisser la main

Une automatisation qui décide seule dans les cas ambigus finit par se tromper en silence. Nous construisons les chaînes de traitement pour qu'elles traitent seules ce qui est clair et qu'elles renvoient vers un humain ce qui ne l'est pas, avec le taux de renvoi affiché.

4. Mesurer après

Le même chiffre qu'au départ, quelques semaines plus tard. C'est la seule preuve honnête.

Ce que nous ne promettons pas

Nous ne promettons pas de remplacer des personnes. Dans les cas que nous avons traités, l'automatisation libère du temps sur des tâches que personne n'aimait faire, et ce temps repart vers du travail qui demande du jugement. C'est plus modeste qu'une promesse de réduction d'effectifs, et c'est ce qui se produit réellement.

Questions fréquentes

Quelles tâches peut-on automatiser ?

Toute tâche répétitive dont les règles peuvent s'écrire : recopier des données d'un système à un autre, extraire des informations de documents reçus, produire un rapport mensuel, relancer, classer, contrôler la cohérence. Si une personne fait la même chose chaque semaine en suivant une logique stable, c'est automatisable.

Faut-il changer nos logiciels actuels ?

Non, dans la plupart des cas. L'automatisation se branche sur ce que vous avez déjà. Remplacer un outil qui fonctionne coûte cher et ne rapporte souvent rien.

Comment mesure-t-on que ça a servi à quelque chose ?

Nous mesurons le temps passé avant de commencer, puis après la mise en service. Sans mesure de départ, toute affirmation de gain est invérifiable, y compris la nôtre.

Combien de temps avant de voir un résultat ?

Une première automatisation utile se met en service en quelques semaines. Nous commençons volontairement par une tâche précise et mesurable plutôt que par un chantier global.